S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #2

Cotton wool clouds in the ball, via Flikr http://www.flickr.com/photos/35541543@N08/9493519158 CC BY-NC-SA

Dans S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #1, on parlait « cloud », pour ceux pour lesquels ce n’est pas encore clair (ça ne l’était pas pour moi jusque récemment).

Si le blog de l’ABES concernant le SGBM est inactif depuis quelques mois, ça ne veut pas dire pour autant qu’il ne se passe rien de ce côté. L’étude pour le cahier des charges d’un SGB mutualisé est lancée.
Lors du CA du 31 mai a été prise la décision « de retenir le scénario 2, qui vise à traiter l’ensemble des fonctions dans un seul système, mais qui ouvre la possibilité de retenir au final un système séparé pour remplacer tout ou partie du SUDOC actuel ». Ce sont donc deux groupes de travail qui planchent depuis octobre et jusqu’en mars 2014 sur le futur SGBM et le futur catalogue.

Qu’est-ce que ça pourrait changer concrètement dans notre manière de travailler ?
J’ai imaginé ici un premier scénario. Est-il réaliste? Voyez-vous les choses différemment? Les commentaires sont ouverts!

Un circuit d’acquisition aujourd’hui

Dans mon établissement, grosso modo :

1) on créé une notice minimale d’acquisition dans le SIGB Absysnet, soit ex nihilo, soit en récupérant une notice de Moccam-en-ligne. Chaque établissement fait de même dans son coin.

2) la commande est validée et part chez le fournisseur. L’usager n’en sait rien. [Edit du 13/12/13 : mais je constate que c’est propre à mon établissement, et que beaucoup d’autres ont déjà choisi de rendre visible aux usagers les notices de documents « en commande »]

3) lorsque le document arrive ou que l’accès est ouvert (pour un ebook), une personne le réceptionne dans le SIGB et la notice bascule alors d’une base « acquisition » à une base « catalogue ». Elle devient visible par l’usager, avec un statut « en traitement ».

4) Le document passe au catalogueur, qui va signaler dans le Sudoc via WinIBW que nous avons le document à la BU. Si la notice existe et qu’elle n’a pas besoin de modification, il n’y a qu’à cliquer pour se localiser après l’avoir bien identifiée.
Cette étape ne nécessite d’ailleurs pas l’intervention d’un catalogueur expert et pourrait être faite via Colodus, par exemple. En réalité la notice nécessite souvent des corrections, mais c’est un autre débat.
Si elle n’existe pas, le catalogueur doit la créer, soit en la récupérant d’une base externe (BnF, Library of Congress, etc.), soit en la créant de zéro s’il n’a rien trouvé ailleurs. Cette notice complète est chargée le lendemain dans notre système local.

5) le document (papier) passe à l’acquéreur spécialiste de la discipline, qui va le coter et vérifier au passage que l’indexation est adéquate, ce qu’il doit également faire pour les ebooks.

6) le document passe à l’équipement avant d’être mis à disposition de l’usager.

Future or burst ! http://www.flickr.com/photos/vermininc/2337307518/ CC BY-NC-SA

Scénario fictif pour un circuit d’acquisition des monographies dans un SGBM

Nombre d’étapes traitées actuellement en local pourrait l’être au niveau national, notamment dans la gestion des acquisitions. Qui pourrait être étroitement liée au catalogue.
Imaginons donc que le dialogue compétitif qui suivra l’élaboration des cahiers des charges SGB + catalogue permette de ne retenir qu’un fournisseur pour l’ensemble.

1) l’acquéreur cherche dans le catalogue commun pour voir si la notice existe déjà. Si oui, il lie la notice à une commande. Si non, il récupère une notice FRBRisée complète dans Electre, par exemple [Edit du 13/12/13 : on m’a signalé qu’à une époque les notices Electre étaient chargées dans WinIBW mais que le coût était très élevé sans pour autant que nous ayons la propriété des notices, ce pourquoi le partenariat avait pris fin]. Grâce aux numéros sources, cette notice pourra éventuellement être écrasée automatiquement ultérieurement pas une version BnF.
Elle passera aussi par des contrôles automatiques mis en place par l’ABES pour vérifier qu’il ne manque pas de champs indispensables (type e-PPNator ou « rapport de chargement »). Un « ticket » façon guichet d’assistance sera ouvert sur la notice et les correspondants catalogage des établissements localisés seront avertis à l’ouverture du SGB si une erreur nécessitant une vérification livre en main est repérée. Des problèmes ou une demande de complément d’indexation pourront être signalés à tout moment par professionnels ou usagers par le bouton « signaler une erreur« .

2) la commande est validée dans l’établissement, la notice apparaît alors dans le catalogue du réseau en statut « en commande » dans la bibliothèque concernée.

3) le document (papier) arrive à la bibliothèque, ou bien l’accès au document (électronique) est ouvert. Il est réceptionné par une personne qui vérifie qu’il est bien conforme à la description de la notice dans le catalogue. A l’affichage public, le document passe à un statut « en traitement » (pour un livre papier qui doit encore être équipé) ou directement « nouveau à la bibliothèque! » (pour un ebook dont l’accès est immédiat).

4) Le document papier passe à l’acquéreur qui le cote et jette un oeil à l’indexation. Il est averti que l’accès aux ebooks est ouvert, il peut jeter un oeil à l’indexation là aussi.

5) le document passe à l’équipement. Une fois prêt, le magasinier modifie son statut dans le catalogue commun à « nouveau à la bibliothèque ».

Voilà. Vous avez remarqué?
Pas de catalogueur.