S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #2

Cotton wool clouds in the ball, via Flikr www.flickr.com/photos/35541543@N08/9493519158 CC BY-NC-SA

Cotton wool clouds in the ball, via Flikr http://www.flickr.com/photos/35541543@N08/9493519158 CC BY-NC-SA

Dans S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #1, on parlait « cloud », pour ceux pour lesquels ce n’est pas encore clair (ça ne l’était pas pour moi jusque récemment).

Si le blog de l’ABES concernant le SGBM est inactif depuis quelques mois, ça ne veut pas dire pour autant qu’il ne se passe rien de ce côté. L’étude pour le cahier des charges d’un SGB mutualisé est lancée.
Lors du CA du 31 mai a été prise la décision « de retenir le scénario 2, qui vise à traiter l’ensemble des fonctions dans un seul système, mais qui ouvre la possibilité de retenir au final un système séparé pour remplacer tout ou partie du SUDOC actuel ». Ce sont donc deux groupes de travail qui planchent depuis octobre et jusqu’en mars 2014 sur le futur SGBM et le futur catalogue.

Qu’est-ce que ça pourrait changer concrètement dans notre manière de travailler ?
J’ai imaginé ici un premier scénario. Est-il réaliste? Voyez-vous les choses différemment? Les commentaires sont ouverts!

Un circuit d’acquisition aujourd’hui

Dans mon établissement, grosso modo :

1) on créé une notice minimale d’acquisition dans le SIGB Absysnet, soit ex nihilo, soit en récupérant une notice de Moccam-en-ligne. Chaque établissement fait de même dans son coin.

2) la commande est validée et part chez le fournisseur. L’usager n’en sait rien. [Edit du 13/12/13 : mais je constate que c’est propre à mon établissement, et que beaucoup d’autres ont déjà choisi de rendre visible aux usagers les notices de documents « en commande »]

3) lorsque le document arrive ou que l’accès est ouvert (pour un ebook), une personne le réceptionne dans le SIGB et la notice bascule alors d’une base « acquisition » à une base « catalogue ». Elle devient visible par l’usager, avec un statut « en traitement ».

4) Le document passe au catalogueur, qui va signaler dans le Sudoc via WinIBW que nous avons le document à la BU. Si la notice existe et qu’elle n’a pas besoin de modification, il n’y a qu’à cliquer pour se localiser après l’avoir bien identifiée.
Cette étape ne nécessite d’ailleurs pas l’intervention d’un catalogueur expert et pourrait être faite via Colodus, par exemple. En réalité la notice nécessite souvent des corrections, mais c’est un autre débat.
Si elle n’existe pas, le catalogueur doit la créer, soit en la récupérant d’une base externe (BnF, Library of Congress, etc.), soit en la créant de zéro s’il n’a rien trouvé ailleurs. Cette notice complète est chargée le lendemain dans notre système local.

5) le document (papier) passe à l’acquéreur spécialiste de la discipline, qui va le coter et vérifier au passage que l’indexation est adéquate, ce qu’il doit également faire pour les ebooks.

6) le document passe à l’équipement avant d’être mis à disposition de l’usager.

Scénario fictif pour un circuit d’acquisition des monographies dans un SGBM

Nombre d’étapes traitées actuellement en local pourrait l’être au niveau national, notamment dans la gestion des acquisitions. Qui pourrait être étroitement liée au catalogue.
Imaginons donc que le dialogue compétitif qui suivra l’élaboration des cahiers des charges SGB + catalogue permette de ne retenir qu’un fournisseur pour l’ensemble.

1) l’acquéreur cherche dans le catalogue commun pour voir si la notice existe déjà. Si oui, il lie la notice à une commande. Si non, il récupère une notice FRBRisée complète dans Electre, par exemple [Edit du 13/12/13 : on m’a signalé qu’à une époque les notices Electre étaient chargées dans WinIBW mais que le coût était très élevé sans pour autant que nous ayons la propriété des notices, ce pourquoi le partenariat avait pris fin]. Grâce aux numéros sources, cette notice pourra éventuellement être écrasée automatiquement ultérieurement pas une version BnF.
Elle passera aussi par des contrôles automatiques mis en place par l’ABES pour vérifier qu’il ne manque pas de champs indispensables (type e-PPNator ou « rapport de chargement »). Un « ticket » façon guichet d’assistance sera ouvert sur la notice et les correspondants catalogage des établissements localisés seront avertis à l’ouverture du SGB si une erreur nécessitant une vérification livre en main est repérée. Des problèmes ou une demande de complément d’indexation pourront être signalés à tout moment par professionnels ou usagers par le bouton « signaler une erreur« .

2) la commande est validée dans l’établissement, la notice apparaît alors dans le catalogue du réseau en statut « en commande » dans la bibliothèque concernée.

3) le document (papier) arrive à la bibliothèque, ou bien l’accès au document (électronique) est ouvert. Il est réceptionné par une personne qui vérifie qu’il est bien conforme à la description de la notice dans le catalogue. A l’affichage public, le document passe à un statut « en traitement » (pour un livre papier qui doit encore être équipé) ou directement « nouveau à la bibliothèque! » (pour un ebook dont l’accès est immédiat).

4) Le document papier passe à l’acquéreur qui le cote et jette un oeil à l’indexation. Il est averti que l’accès aux ebooks est ouvert, il peut jeter un oeil à l’indexation là aussi.

5) le document passe à l’équipement. Une fois prêt, le magasinier modifie son statut dans le catalogue commun à « nouveau à la bibliothèque ».

Voilà. Vous avez remarqué?
Pas de catalogueur.

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10 réflexions sur “S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #2

  1. Pingback: S’il-te-plaît, dessine-moi le catalogue de demain #1 | LaFacette

  2. Merci pour cette synthèse
    Quelques remarques:
    1. Dans les établissement que je connais (Rennes 2, Reims), la cote est choisie par un catalogueur, pas par l’acquéreur, sauf exception.
    2. « Si non, il récupère une notice FRBRisée complète dans Electre, par exemple. Grâce aux numéros sources, cette notice pourra éventuellement être écrasée automatiquement ultérieurement pas une version BnF. »
    => On voit que le point essentiel n’est pas tellement l’outil, mais les données qu’il permettra d’utiliser. Or l’utilisation des notices Electre dans le Sudoc aurait très bien pu se faire avec le système actuel. C’est une histoire de gros sous. On pourrait donc déjà se passer de catalogueurs pour les livres français depuis des années.
    Donc rien ne garantit qu’un tel schéma de catalogage soit effectivement possible. Il faudra que la BNF et Electre jouent le jeu.
    3. Pour les livres étrangers, ils seront sans doute très présents dans les bases des prestataires retenus. Mais actuellement, les catalogueurs ont un travail obligatoire pour adapter ces notices aux normes et formats français. Je ne rentre pas dans les détails, tu les connais (table des matières en 359, remplacer « 1 band » pour un livre allemand par « 1 vol.. », etc). Ce travail d’adaptation sera-t-il encore nécessaire? Si oui, encore besoin de catalogeurs… Si non, cela veut dire que l’adoption du SGM devra être coupé à une réflexion sur les formats. Adopter RDA? etc….
    4. Il restera toujours des livres signalés nulle part, très rares globalement, mais fréquents pour certains domaines linguistiques (livres arabes etc)
    5. Le travail des catalogueurs pourrait être recentré sur l’amélioration des données « héritées », le dédoublonnage, l’enrichissement de notices sommaires, etc.

    Mathieu

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    • « l’utilisation des notices Electre dans le Sudoc aurait très bien pu se faire avec le système actuel. C’est une histoire de gros sous. On pourrait donc déjà se passer de catalogueurs pour les livres français depuis des années. »
      Le fonctionnement d’Electre est encore un peu mystérieux pour moi (Poitiers s’est désabonné quand je suis arrivée – aucun lien de cause à effet) , mais je pense qu’il faudra bien se poser la question d’un partenariat dans le cadre du SGBM, si les établissements qui sont actuellement abonnés à Electre pour leurs acquisitions veulent continuer à utiliser ce service dans un système commun.

       » Ce travail d’adaptation sera-t-il encore nécessaire? Si oui, encore besoin de catalogueurs »
      De toute façon moi je ne dis pas qu’il ne faudra plus du tout de catalogueurs (je vois difficilement la Bulac se passer de catalogueurs dans un avenir proche, par exemple), mais beaucoup moins. J’imagine plutôt qu’il resterait quelques « contrôleurs qualité » experts, dédiés comme tu le suggères à des chantiers précis.

      « cela veut dire que l’adoption du SGM devra être couplé à une réflexion sur les formats. Adopter RDA? etc…. »
      L’adoption du SGBM est couplée à une réflexion sur les formats, ça fait partie à mon sens du périmètre d’étude du GT catalogue et métadonnées. Globalement je pense qu’on va vers une simplification des circuits et une mutualisation des efforts, il faut juste être patient. La mise en place du SGBM s’accompagnera peut-être de l’implémentation de RDA, qui sait? On devrait le savoir en 2015. On aura clairement encore quelques années de fonctionnement hybride, mais il faut identifier le plus possible en amont ce dont on a besoin.
      Le risque, mais que j’évalue mal, c’est qu’il faut dans RDA définir un « profil » d’application. A quel point les profils d’un réseau à un autre seront-ils proches? Est-ce que ça impliquera quand on importe une notice de l’adapter à « son » profil?

       » un travail obligatoire pour adapter ces notices aux normes et formats français »
      Je compte beaucoup sur les alignements de normes/formats/vocabulaires, notamment sur la représentation des données en RDF (BIBFRAME?) pour automatiser un certain nombre de choses, et ne plus avoir à traduire les infos. J’en espère peut-être trop.

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      • Pour le fonctionnement d’Electre: rien de mystérieux. Faut raquer, c’est tout.
        Et la réflexion sur le SGM ne doit pas faire l’économie d’une remise à plat du workflow du signalement des livres Français. Il y en a marre de refaire le travail de la BNF et d’Electre. Qu’on rajoute de l’indexation éventuellement, ou du dépouillement pour les oeuvres composites, mais pas plus. La notice « de base » devrait être nickel, et faite par ces producteurs spécialisés.

        Pour RDA, je ne connais pas bien, mais je me demande si les Allemands, qui vont l’utiliser, vont utiliser le même système d’abréviations que les anglo-saxons? En fait, je pense qu’on ne devrait pas saisis « 1 vol. (305 pages) » en toutes lettres dans un format moderne, mais quelquchose comme « 1305 », et que c’est juste à l’affichage que le système devrait afficher « 1 volume (305 pages) » en France, et « 1 band (305 seiten) » en Allemagne, pour la même notice. Bref, sémantiser. Mais je ne sais pas si RDA en est là. Bibframe peut être?
        Ou alors avoir des systèmes permettant de qualifier l’information dans la notice. Par exemple, une zone avec un résumé en français, qui ne s’afficherait que si l’interface cherche à afficher le résumé en Français, et une zone avec le résumé en Allemand.

        Je n’ai jamais approfondi ces questions, j’aimerais bien savoir comment plp et les autres experts voient les choses…

        Mathieu

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        • En ce qui concerne le « mystère » Electre, je veux dire que je ne sais pas comment ils fonctionnent en production ni quelle est la qualité de leurs notices. Sont-elles minimales à visée purement commerciale ou suffisamment complète pour nous satisfaire?
          Pour la BnF on ne refait pas leur boulot, jamais, mais parfois on le fait avant eux.
          Il faudrait qu’on accepte de mettre en circulation des livres avec notice minimale en attendant le catalogage par la BnF. On pourrait déjà le faire. Quelques bibliothèques utilisent d’ailleurs le Sudoc pour leurs acquisitions (notices en Aaa – ça avait fait râler d’ailleurs). Par contre je ne pense pas que les notices BnF puissent les écraser actuellement.

          Il n’y a plus d’abréviations dans RDA. Bibframe, je crois que pour ce qui est description bibliographique on n’en est pas encore à tout encoder.
          Je ne sais pas si PLP aura le temps de passer par ici pour répondre, si oui il sera le bienvenu! 🙂

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  3. Il sera aussi possible de se passer d’acquéreurs pour certains types de documents : avec les « patron-driven-acquisition », une partie des acquisitions est automatique car basée sur ce que les usagers consultent véritablement. Certains éditeurs proposent déjà ce mode d’acquisition pour les ebooks mais c’est aussi envisageable, à terme, pour les monographies imprimées en analysant l’usage (les prêts dans l’institution et au-delà via la » zone communautaire » d’un SGBM) ou à partir des bibliographies des enseignants (on peut rêver) voire même de listes de documents dont l’acquisition est évidente dans une discipline (est-ce une « acquisition » que de commander un Code civil dans une section Droit ?).

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    • Il y a déjà des bibliothèques qui utilisent des « commandes permanentes » pour certaines collections ou certains types de docs. La BNF fait ça il me semble. Mais ça ne peut pas concerner tous les domaines, et ça demande je pense un gros travail de « calage » en amont, à remettre à jour chaque année (nouvelles collections, nouvelle politique de l’établissement en matière de rachat d’exemplaires etc).
      Donc au final je ne sais pas si ça serait si « rentable ». Pour avoir été acquéreur, acheter les manuels dans ma discipline ne me prenait que quelques minutes par semaine. Le plus délicat était de savoir que telle collection était très utilisée dans tel cours, ou que telle collection en apparence sérieuse ne l’était pas vraiment etc. Ou, pire, que tel éditeur présentait systématiquement de nouvelles impressions comme de nouvelles éditions (Studyrama notamment).

      Mathieu

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  4. Enfin, concernant les acquisitions, les logiciels candidats au SGM présenteront tous je pense des modules pour favoriser l’analyse de collection. J’ai lu qu’INTOTA allait le proposer, et j’imagine que les autre aussi. Par ex on peut imaginer:
    – de comparer la collection d’un établissement aux autres établissements (genre, toutes les bibs de SHS ont ce livre, c’est qu’il doit être intéressant…)
    – de connaitre les documents les plus achetés dans un domaine, par langue, par éditeur, etc. Actuellement le Sudoc ne propose PAS ce service, car il nous manque une info essentielle : l’indexation systématique en Dewey des ouvrages (facultative dans le Sudoc). Ainsi, aujourd’ui il est très facile d’avoir dans Electre tous les livres parus en psycho, mais ce n’est pas possible dans le Sudoc (Rameau n »est pas utilisable pour cela, sauf pour les ouvrages les plus généraux). En tant qu’acquéreur j’avais essayé de trouver les livres de psycho achetés en anglais par les bu françaises, pour me guider dans mes acquisitions. Ce n’était pas possible.
    – de détecter les collections/éditions/auteurs les plus consultés par domaine, pour pouvoir faire des alertes automatiques lorsque de nouveaux titres de ces collections/éditions/auteurs seront disponibles à l’achat.

    Mathieu

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  5. Dans Absys il y a une base acquisitions distincte de la base catalogue ? Dans d’autres SIGB (sans même parler de SGB dans le clawd) une notice d’acq. est visible dans le catalogue public dès qu’elle est créée… Et tes cinq étapes fonctionnent depuis belle lurette dans certains systèmes déjà anciens me semble-t-il.

    Pour la question sur les vocabulaires : actuellement dans le RDA on écrit encore bien des termes sous forme de chaîne de caractères, par exemple dans l’équivalent de la zone de la collation (si ce n’est qu’on les écrit in extenso dorénavant). Mais à chaque réunion du JSC [Joint Steering Committee for Development of RDA] on voit se manifester de plus en plus de velléités de recourir partout où c’est possible à des vocabulaires contrôlés, où chaque terme pourrait être identifié par une URI (comme c’est déjà le cas pour les « content types » et les « media types »). Ça fonctionne exactement comme les données codées en MARC, qui peuvent facilement être restituées dans autant de langues que nécessaire pour l’utilisateur final.

    Ph.

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  6. je suis assez surprise par les 5 étapes que tu décris. Chez nous :
    – le responsable de fonds (qui acquiert et catalogue) crée une notice d’acquisition dans Aleph, la notice est visible pour l’usager. Il édite la commande qui part chez le fournisseur après avoir été signée par le conservateur. Ces deux étapes sont liées, en général on crée nos notices quand on en a un petit stock pour passer une commande.
    – le document arrive, il est réceptionné par le responsable de fonds, qui le catalogue et choisit la cote. Statut en traitement.
    – le document part à l’équipement.

    Le jour où, comme tu le décris, on gagnera tout ce temps, je serai joie !

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